Trang web TOT sẽ chỉ dẫn các bạn về các phương pháp khác nhau để đánh ngày tháng vào Excel, cách điền thông tin về ngày tháng vào một cột hoặc một hàng, cách nhập giá trị tĩnh hoặc động cho thông tin về ngày, tháng và giờ hiện tại và cách tự động nhập một ngày ngẫu nhiên vào Excel thông qua bài viết này.
Tùy vào mục đích sử dụng, có rất nhiều cách để bổ sung ngày tháng vào Excel. Ví dụ, bạn có nhu cầu đưa thông tin ngày tháng vào báo cáo hoặc hóa đơn hay không? Hoặc bạn có thể muốn tự động cập nhật và hiển thị ngày, tháng, giờ hiện tại trên Excel. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tự động điền các ngày trong tuần hoặc thêm một ngày ngẫu nhiên vào trang tính của mình.
Dưới đây là bài viết giúp bạn hiểu cách thực hiện tất cả các mục tiêu đó. Hãy đọc bài viết Về cách Định dạng ngày tháng trên Excel nếu bạn muốn tìm hiểu về cách Excel lưu thông tin ngày tháng và thời gian.
Mục Lục
Cách điền ngày tháng trên Excel:
Có rất nhiều phương pháp để nhập thông tin ngày tháng vào một ô trên Excel, như là 1/1/2015 hoặc 1-Jan-2015, hoặc January 1, 2015 hay 1-Jan. Khi bạn điền thông tin này vào ô trên Excel, chương trình sẽ tự động áp dụng định dạng ngày tháng cho dữ liệu bạn vừa nhập. Thông thường, Excel sẽ định dạng thông tin này dựa trên định dạng ngày tháng mặc định trên Windows, tuy nhiên đôi khi nó cũng có thể giống chính xác những gì bạn mới nhập vào.
Trong Excel, các thông tin ngày, tháng, giờ sẽ được căn lề phải tự động khi bạn nhập liệu. Tuy nhiên, khi nhập liệu dưới dạng chữ, thì lại căn lề trái.
Nếu thông tin bạn mới nhập vào là ngày tháng và Excel không thể nhận biết được, thì thông tin đó sẽ được căn lề trái. Bạn có thể thử nhập lại ngày tháng bằng định dạng gần giống với định dạng mặc định của Windows. Định dạng mặc định sẽ được đánh dấu bởi dấu hoa thị (*) trong cửa sổ Format Cell. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi định dạng ngày tháng ở dạng dài hoặc ngắn bằng cách truy cập tab Home > nhóm Number trên thanh Ribbon.
Cửa sổ Format Cells có thể được mở bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + 1, giúp bạn có thể dễ dàng thay đổi định dạng ngày tháng. Nếu bạn muốn biết thêm chi tiết, hãy đọc bài viết Hướng dẫn thay đổi định dạng ngày tháng trên Excel.
Chú ý: Nếu chuỗi các dấu thăng (#####) xuất hiện khi nhập ngày tháng, điều này có thể do ô không đủ rộng để hiển thị thông tin. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể nhấp đúp chuột vào phía bên phải của ô để Excel tự động điều chỉnh, hoặc kéo phía bên phải của ô để điều chỉnh độ rộng theo ý muốn. Nếu phương pháp này không giải quyết được vấn đề, bạn có thể tìm hiểu các cách khác trong bài viết “Bí kíp để khắc phục lỗi định dạng ngày tháng trên Excel”.
Cách điền ngày, tháng, giờ hiện tại trên Excel:
Tại Excel, bạn có thể điền thông tin ngày, tháng, giờ hiện tại dưới dạng giá trị tĩnh hoặc giá trị động.
Các phím tắt để điền ngày tháng năm hiện tại vào Excel (như một timestamp)
Vui lòng tìm hiểu về khái niệm timestamp trước tiên nhé. Thông tin này được sử dụng để ghi lại một “ngày tháng cố định” trên bảng tính Excel, và sẽ không thay đổi khi bạn mở hoặc tính toán trên bảng tính đó.
Nếu mục đích của bạn là nhập vào ngày, tháng, giờ hiện tại như một giá trị tĩnh và không muốn nó tự động cập nhật vào những ngày tiếp theo, bạn có thể dùng những phím tắt dưới đây. Vì vậy.
- Phím tắt Ctrl + ; được sử dụng để tự động nhập ngày tháng hiện tại vào ô.
- Phím tắt Ctrl + Shift + ; được sử dụng để tự động nhập thời gian hiện tại vào ô.
- Bấm tổ hợp phím Ctrl + ; để thêm thông tin thời gian và giờ hiện tại vào một ô duy nhất. Sau đó, nhấn phím khoảng trắng và bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + ;.
Cách điền ngày tháng và giờ hiện tại mà có thể tự động cập nhật
Có thể sử dụng một trong hai tính năng sau của Excel để tự động cập nhật thông tin ngày tháng hiện tại khi nhập liệu.
- =HÔM_NAY – nhập thông tin ngày tháng vào ô.
- =NOW – nhập thông tin về thời gian hiện tại vào ô.
Các chức năng TODAY và NOW sẽ liên tục cập nhật ngày, tháng và giờ mới nhất trong tài liệu Excel của bạn, khác với những cách khác sử dụng viết tắt.
Khi sử dụng tính năng TODAY và NOW trong Excel, hãy nhớ rằng:
- Khi tệp bị đóng và mở lại hoặc khi có một lệnh chứa chức năng tương tự được thực hiện, thông tin về ngày, tháng và giờ sẽ được cập nhật định kỳ thay vì được cập nhật liên tục.
- Từ hệ thống đồng hồ trên máy tính của bạn, tính năng này sẽ trích xuất thông tin về thời gian hiện tại bao gồm ngày tháng và giờ.
Cách điền ngày, tháng và giờ hiện tại như một timestamp không đổi:
“Đã nhận được nhiều câu hỏi về việc điền timestamp vào Excel và muốn nó không thay đổi khi trang tính được tính toán lại hoặc được mở lại. Blog học Excel Online sẽ giúp bạn bằng cách sử dụng công thức phù hợp.”
Cần áp dụng tham khảo vòng và thực hiện một cách cẩn trọng, tỉ mỉ khi thực hiện. Đối với những người mới bắt đầu, TOT muốn nhắc nhở rằng bạn có thể tra cứu công thức ngay bên dưới.
Khi tiếp nhận đơn hàng, bạn cần điền thông tin vào ô A. Sau khi đã giao hàng thành công, bạn phải đánh dấu “Đúng” vào ô B. Khi ô B có giá trị “Đúng”, hệ thống sẽ tự động thêm thời gian và ngày tháng vào ô C làm một dấu thời gian cố định không thay đổi.
Để thực hiện việc này, chúng ta có thể dùng cách IF với đề cập đệ quy: =IF(B2=”yes”, IF(C2=””, NOW, C2), ””).
Cột Vận chuyển được xác định là cột B trong công thức này và ô thể hiện thời gian là ô C2, nơi mà bạn thêm vào công thức.
Công thức IF đầu tiên sẽ kiểm tra ô B2 nếu có từ “Yes” (hoặc từ khác tương đương) và khi từ đó xuất hiện, công thức IF thứ hai sẽ được kích hoạt hoặc trả về một dãy trống. Công thức IF thứ hai là một công thức vòng sẽ trả về thông tin ngày tháng hiện tại nếu C2 không có giá trị nào được điền vào. Như vậy, tất cả các timestamp hiện có sẽ được giữ nguyên.
Nếu ô B2 chứa dữ liệu, công thức =IF(B2””, IF(C2=””, NOW, C2), “”) sẽ được sử dụng để xác định giá trị của ô đó. Nếu bạn muốn thêm dấu thời gian cho ô đó mà không phụ thuộc vào nội dung của nó (chữ, số hoặc ký hiệu), hãy sử dụng công thức này.
Chú ý.Để đạt hiệu quả cho công thức chu trình Excel này, bạn nên bật tính năng tính toán lặp lại trong Excel, cho phép bảng tính lặp lại việc tính toán liên tục cho đến khi một điều kiện nào đó về số được đáp ứng. Tuy nhiên, thực tế có rất nhiều lý do để không sử dụng tham chiếu chu trình trong Excel và nếu quyết định sử dụng phương án này, bạn sẽ phải đối mặt với rủi ro.
Cách tự động lấp đầy thông tin ngày tháng vào cột trong Excel:
Bạn có thể áp dụng công cụ tự động của Excel được gọi là AutoFill để điền ngày tháng vào một chuỗi các ô trong hàng hoặc cột.
Cách điền một dãy ngày tháng theo thứ tự tăng dần theo ngày:
Bạn có thể làm theo các bước sau để nhập ngày tháng vào một cột hoặc hàng và sắp xếp thông tin theo thứ tự tăng dần theo ngày:
- Nhập ngày đầu tiên vào ô đầu tiên trên Excel.
- Để lựa chọn ngày ban đầu, bạn nhấp chuột vào ô chứa ngày đó trước tiên. Sau đó, bạn có thể kéo Fill Handle sang phải hoặc xuống dưới để điền ngày tháng cho các ô khác. Fill Handle là một ô vuông nhỏ nằm ở góc dưới bên phải của ô được chọn, như được minh họa trong hình ảnh chụp màn hình dưới đây.
Tự động điền các ngày, các tháng hoặc các năm:
Có 2 phương pháp để tự động điền ngày, tháng, năm vào một cột. Bạn có thể áp dụng tính năng Auto Fill theo hướng dẫn trên. Khi các ô trong cột đã được điền đầy đủ thông tin theo thứ tự tăng dần, bạn có thể lựa chọn AutoFill và chọn Fill Weekdays, Fill Months hoặc Fill Years theo ý muốn.
Nhập ngày đầu tiên vào ô đầu tiên, chọn ô đó, bấm chuột phải và kéo Fill Handle xuống cho đến ô cuối cùng bạn muốn điền ngày tháng, sau đó thả chuột. Excel sẽ hiển thị menu và bạn có thể lựa chọn tùy ý. Một phương pháp khác là.
Tự động điền ngày tháng theo khoảng cách nhất định:
Khi sử dụng phương pháp thứ hai, bạn sẽ nhận thấy rằng Excel cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để nhập ngày tháng. Trong số đó, có một tùy chọn cho phép tự động điền ngày tháng theo một khoảng cách nhất định. Ví dụ, bạn có thể chọn để tự động điền ngày sau 3 ngày, 3 tháng hoặc 3 năm so với ngày hiện tại. Hãy thử áp dụng các bước sau để thấy sự khác biệt nhé:
- Ghi nhận ngày đầu tiên vào một ô bất kỳ.
- Cuộn xuống đến ô cuối cùng mà bạn muốn nhập ngày tháng, nhấp chuột phải vào khớp nối dữ liệu, lựa chọn ô tương ứng và thả chuột.
- Trên thực đơn, hãy lựa chọn Series.
- Lựa chọn đơn vị ngày trong hộp thoại Series và nhập giá trị phù hợp vào Step Value theo mong muốn. Nếu nhập tham số như hình bên dưới, với ngày bắt đầu là 3-Jan-15, thì ngày tiếp theo sẽ là 5-Jan-15.
Cách điền ngày tháng một cách ngẫu nhiên trong Excel:
Hiện tại, Excel không cung cấp phương tiện để tự động nhập ngày tháng ngẫu nhiên vào bảng tính. Tuy nhiên, anh Nguyễn Đức Thanh – Giảng viên Excel trực tuyến đã tạo ra một video hướng dẫn để giúp bạn giải quyết vấn đề này. Hãy theo dõi cách thực hiện trong video dưới đây.
Một số lỗi định dạng ngày tháng trong Excel – Những điều cần lưu ý
Làm việc với ngày tháng trong Excel có thể gặp một số lỗi định dạng mà chúng ta cần lưu ý. Khi thay đổi định dạng ngày tháng trên máy tính hoặc trực tiếp trong Excel, có thể xảy ra những trục trặc như không thể điều chỉnh được hoặc ô dữ liệu bị lỗi. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến gây ra các vấn đề này:
- Dữ liệu trong ô không phải là ngày tháng: Khi nhập liệu sai định dạng, chẳng hạn nhập chữ hoặc số thay vì ngày tháng, Excel sẽ không nhận diện được đúng và gây ra lỗi.
- Ngày tháng bị căn trái: Đôi khi, ngày tháng có thể bị căn trái trong ô dữ liệu, làm cho hiển thị không đúng và gây ra lỗi định dạng.
- Nhập số âm cho ngày tháng năm: Excel không nhận diện ngày tháng âm, do đó nếu nhập ngày tháng âm, nó sẽ hiển thị lỗi định dạng.
- Không sử dụng hàm TEXT trong Excel: Khi sử dụng các hàm tích hợp trong Excel để định dạng ngày tháng, nếu không sử dụng hàm TEXT một cách đúng đắn, có thể dẫn đến lỗi không hiển thị ngày tháng đúng.
- Ô dữ liệu hiển thị lỗi “####”: Khi ô dữ liệu không đủ rộng để hiển thị ngày tháng, Excel sẽ hiển thị lỗi “####”. Để khắc phục, bạn chỉ cần kéo cột rộng hơn để ô đủ rộng để hiển thị đầy đủ ngày tháng.
Lỗi thường gặp khi chỉnh định dạng ngày tháng trong Excel
Cách sửa lỗi #### trong Excel
Việc nhận biết và khắc phục các lỗi định dạng ngày tháng trong Excel sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả với dữ liệu và đảm bảo tính chính xác của bảng tính.
Tổng Kết
Mong rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những phương tiện, phím tắt, và công thức cần thiết và hữu ích để nhập ngày tháng vào Excel. Đây là những cách bạn có thể áp dụng để đánh ngày tháng trong excel.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết và hy vọng rằng nội dung đã mang lại giá trị và kiến thức bổ ích cho bạn. Hãy tiếp tục khám phá và ứng dụng những cách đánh ngày tháng trong Excel để tận dụng toàn bộ tiềm năng của công cụ này. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, đừng ngần ngại truy cập trang web TOT để có thêm tài liệu và tư vấn chuyên sâu về Excel. Chúc gặp lại bạn trong những bài viết tiếp theo.
