Hướng dẫn:Cách gửi “Thư Mục qua Gmail” siêu đơn giản-nhanh chóng.

42

Hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách gửi thư mục qua Gmail – một vấn đề mà nhiều người dùng thường gặp phải khi muốn chia sẻ tài liệu hoặc hình ảnh lớn với người khác. Quá trình gửi thư mục có thể gặp nhiều khó khăn, nhưng không phải lo lắng, vì chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách thực hiện điều này một cách đơn giản và hiệu quả. Hãy tiếp tục cùng TOT đọc bài viết này để biết thêm chi tiết về cách gửi thư mục qua Gmail.

Thư mục là gì?

Thư mục hay folder là một loại tập tin đặc biệt trên máy tính được sử dụng để chứa và tổ chức các tập tin khác. Thông thường, thư mục có tên và biểu tượng riêng, giúp người dùng dễ dàng phân biệt và truy cập vào các tập tin bên trong.

Thư mục được sử dụng để quản lý và sắp xếp các tập tin trong máy tính, giúp người dùng tìm kiếm và truy cập chúng một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Ngoài ra, thư mục còn có thể được sử dụng để sao lưu, chia sẻ hoặc truyền tải tập tin.

Các thư mục thường được tổ chức theo cấp bậc, trong đó có thư mục gốc là thư mục chính của máy tính, sau đó là các thư mục con chứa các tập tin liên quan đến một chủ đề cụ thể hoặc theo cấu trúc thư mục của người dùng.

Thư mục là một đối tượng trên hệ điều hành máy tính để lưu trữ và sắp xếp các tập tin và thư mục con liên quan đến chúng. Mỗi thư mục có thể chứa nhiều tập tin và thư mục con khác, và cấu trúc của chúng thường được tổ chức theo dạng bậc thang hoặc tập hợp con. Việc sử dụng thư mục sẽ giúp cho việc quản lý, sắp xếp và tìm kiếm các tập tin trên máy tính của bạn dễ dàng và hiệu quả hơn. Bạn có thể tạo ra hàng trăm hay hàng nghìn thư mục khác nhau để tối ưu hóa việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính của mình.

Cách phân biệt thư mục và tập tin

1. Tập tin là gì?

Tập tin là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ một loại tài liệu hoặc thông tin được lưu trữ trên máy tính. Nó bao gồm các loại dữ liệu như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, chương trình máy tính, và nhiều loại dữ liệu khác. Mỗi tập tin được đặt tên riêng để có thể tìm kiếm và truy cập dễ dàng.

Việc sử dụng tập tin giúp cho người dùng có thể lưu trữ và quản lý thông tin dữ liệu một cách tiện lợi và nhanh chóng. Nó cũng giúp cho các chương trình máy tính có thể đọc và xử lý các dữ liệu được lưu trữ trên đó. Khi một tập tin được tạo ra, nó được lưu trữ trên ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ khác của máy tính và có thể được truy cập và chỉnh sửa bất cứ lúc nào khi cần thiết.

Sự giống nhau của tập tin và thư mục

Tập tin và thư mục có chung một số chức năng và tính năng như lưu trữ, sắp xếp và quản lý dữ liệu. Điều này giúp cho người dùng dễ dàng sử dụng và quản lý các tập tin và thư mục một cách hiệu quả. Ngoài ra, cả hai cũng cho phép người dùng đặt tên và sửa tên tùy ý, tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc đặt tên và sửa tên tập tin và thư mục phải tuân thủ các quy định được định sẵn bởi hệ thống và hệ điều hành.

Sự khác nhau của tập tin và thư mục

Khi xem xét sự khác nhau giữa tập tin và thư mục, ta có thể nhận thấy những điểm sau:

1. Cấu trúc: Tập tin bao gồm hai phần là phần tên và phần đuôi được ngăn cách bằng dấu chấm để phân biệt các tập tin khác nhau. Trong khi đó, thư mục là một tập hợp các tập tin và thư mục khác.
2. Chức năng: Tập tin là một tập hợp các dữ liệu và thông tin được tạo ra bởi người dùng thông qua các ứng dụng như ảnh, văn bản, phần mềm và nhiều loại tập tin khác. Trong khi đó, thư mục là một tập hợp các tập tin và thư mục khác, được tổ chức trong một cây thư mục để dễ dàng quản lý.
3. Phần mở rộng: Tập tin yêu cầu phải có phần mở rộng để phân loại theo chức năng của tệp tin. Trong khi đó, thư mục không yêu cầu phải có phần mở rộng.
4. Kích thước: Kích thước của một tập tin phụ thuộc vào máy tính, hệ điều hành và phần mềm sử dụng để tạo ra tập tin đó. Kích thước của một thư mục được tính bằng tổng kích thước của các tập tin và thư mục bên trong.
5. Tính năng bảo vệ: Thư mục có thêm tính năng bảo vệ hoặc Folder Protect Pro, cho phép bảo vệ thư mục một cách an toàn sau một khoảng thời gian nhất định. Tập tin không có tính năng này.

Cách gửi thư mục qua Gmail

Gmail cho phép gửi thư mục bên cạnh các tệp đính kèm như file word, hình ảnh, video… Để gửi thư mục, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Gmail và soạn thư như bình thường.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng ghim ở phía dưới thanh công cụ và chọn thư mục mà bạn muốn gửi.

Bước 3: Nhấp vào nút “Mở” và sau đó nhấp vào “Gửi” để hoàn thành việc gửi thư mục.

Với các bước đơn giản này, bạn có thể dễ dàng gửi thư mục trong Gmail.

Làm thế nào để gửi các tập tin có dung lượng lớn trong Gmail?

Bắt đầu với các hình chụp video bên dưới hoặc làm theo các hướng dẫn trong bài viết dưới đây.Hãy cùng tìm hiểu làm thế nào để làm việc với tập tin đính kèm Gmail và tận dụng Google Drive để gửi các tập tin lớn qua email.

Bước 1.Khái niệm cơ bản của việc gửi tập tin qua Gmail

Bạn có thể đính kèm các tập tin có dung lượng nhỏ hơn 25 MB trực tiếp vào một email trong Gmail.Dưới đây là cách thực hiện:

1.Tạo một thư mới

Bắt đầu từ cửa sổ Gmail cơ bản của bạn.Nhấp vào nút Soạn thư để tạo một thư mới.

2.Đính kèm tập tin

Các tập tin nhỏ hơn 25 MB có thể được đính kèm trực tiếp vào một thư Gmail.Nhấp vào biểu tượng Đính kèm tập tin (Attach files) ở phía dưới cửa sổ soạn Thư mới ( New Message ).(Nó có hình của một chiếc kẹp giấy.)

Cửa sổ Tải lên tập tin sẽ hiển thị.

Tìm đến thư mục chứa tập tin đính kèm của bạn.Chắc chắn rằng kích thước của nó nhỏ hơn 25 MB.Nếu bạn đính kèm nhiều hơn một tập tin, kích thước tổng của tất cả các tập tin phải nhỏ hơn 25 MB.

Nhấp vào tên của tập tin bạn muốn đính kèm vào thư Gmail.Sau đó nhấp vào nút Open ở góc dưới bên phải của cửa sổ File Upload .

Lưu ý : Nếu bạn không thể thấy kích thước tập tin trong cửa sổ tập tin tải lên , nhấp vào biểu tượng Change your view ở góc trên bên phải của cửa sổ.

Tập tin được lựa chọn sẽ được hiển thị dưới dạng một đường liên kết trong tin nhắn của bạn.

Một khi bạn đã đính kèm tập tin, bạn có thể nhấp vào nút Gửi (Send) để gửi thư của bạn như bình thường.

Bước 2.Làm thế nào để giải quyết với giới hạn dung lượng thư mục trong Gmail

Để gửi tập tin (hoặc nhiều tập tin) có kích thước vượt quá 25MB qua Gmail, bạn có thể sử dụng hai phương pháp khác nhau.

• Như là một tập tin nén – các tập tin nén hoạt động tốt khi bạn có nhiều tập tin có tổng dung lượng đến hơn 25 MB.Khi bạn kết hợp các tập tin vào một tập tin nén cũng tức là bạn đang nén kích thước của tập tin.
• Thông qua Google Drive – nếu tập tin nén của bạn lớn hơn 25 MB hoặc nếu bạn có một file duy nhất nhưng không thể nén được thì bạn có thể sử dụng Google Drive để đính kèm tệp vào email của bạn.

1.Làm thế nào để gửi thư mục đính kèm bằng cách sử dụng các tập tin nén

Khởi chạy một cửa sổ Trình duyệt tệp và dò tìm đến thư mục lưu trữ các tập tin của bạn để gộp nhiều tập tin thành một tập tin duy nhất trên hệ điều hành MS Windows.

Chọn các tập tin cần nén.(Sử dụng CTRL + SHIFT để chọn nhiều hơn một tập tin.)

Nhấp chuột phải vào các tệp tin đã chọn để xuất hiện một trình đơn thả xuống.Chọn mục Send to > Compressed (zipped) folder .

Các tệp tin đã chọn được nén lại với nhau trong một file có đuôi .zip.Nhấp vào tên tệp để đổi tên nó nếu bạn muốn.

Sử dụng các hướng dẫn ở bước 1 để đính kèm tệp tin nén .zip của bạn vào thư Gmail.

Lưu ý : Nếu bạn có rất nhiều tập tin đính kèm có dung lượng lớn hoặc nếu bạn không sử dụng MS Windows, bạn có thể cần một Tiện ích nén của bên thứ ba có tỷ lệ nén cao hơn như 7-Zip hoặc Pea Zip .

2.Làm thế nào để gửi một tập tin thông qua Google Drive

Bạn cũng có thể sử dụng Google Drive để gửi đính kèm tập tin dung lượng lớn hoặc nhiều tập tin.Dưới đây là cách làm điều đó:

Đầu tiên, sao chép các tập tin vào Google Drive của bạn.Bạn có thể làm điều này bằng cách kéo các tập tin từ cửa sổ File Explorer vào một thư mục trên Google Drive.

Tiếp theo, nhấp vào nút Compose bên trong cửa sổ Gmail cơ bản để tạo một thư mới.

Hãy nhấp chuột vào mục Insert files using Drive ở dưới cùng của biểu mẫu soạn thư mới .(Nó trông giống như một hình tam giác.) Hộp thoại Insert files using Drive mở ra:

Nhấp vào thư mục nơi các tập tin đính kèm của bạn đang nằm.Chọn một trong các tùy chọn sau:

• Để đính kèm toàn bộ thư mục vào email của bạn, nhấp vào nút Insert ở góc dưới bên trái.
• Để đính kèm một tập tin riêng lẻ trong thư mục vào email của bạn, nhấp vào thư mục một lần nữa để mở nó.Bấm vào tệp muốn đính kèm vào email của bạn và nhấp vào nút Insert .

Thư mục hoặc file sẽ xuất hiện trong phần soạn email của bạn.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút Send ở góc dưới bên trái để gửi thư.

Bước 3.Làm thế nào để mở một tập tin đính kèm

Nếu bạn nhận một thư Gmail với một tệp đính kèm ở cuối thư, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để mở nó.

Trước khi mở một thư Gmail với một tệp đính kèm, luôn luôn nhìn vào tên của người gửi và dòng chủ đề.Nếu bạn không nhận ra tên của người gửi và dòng chủ đề có vẻ đáng ngờ, hãy xoá thư mà không mở nó.

Mặc dù tập tin đính kèm trong Gmail sẽ tự động được quét virus, vẫn có khả năng tập tin đính kèm Gmail mà bạn nhận có chứa một virus hoặc phần mềm độc hại.

Nếu bạn nhận ra và tin tưởng người gửi email đó, bạn có thể mở thư và (các) tệp đính kèm.Dưới đây là cách làm thế nào để làm điều đó:

1.Làm thế nào để mở tập tin đính kèm trong Gmail

Nhấp vào thư trong hộp thư đến Gmail của bạn để mở nó.Các tin nhắn sẽ hiển thị trên màn hình của bạn:

Tập tin đính kèm sẽ xuất hiện ở dưới cùng của thư.Trong trường hợp này, bạn sẽ nhìn thấy một hình thu nhỏ của hình ảnh đính kèm.

Di chuyển con trỏ qua hình ảnh và hai nút hiển thị trên hình ảnh cùng với tên tập tin ở phía trên.Nhấp vào nút Download phía bên trái để tải về tập tin đính kèm vào máy tính của bạn.Bấm vào nút Save to Drive ở bên phải để lưu phần đính kèm vào ổ Google Drive của bạn.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu làm việc với các tập tin đính kèm.

Lưu ý : Các nút khác nhau sẽ xuất hiện khi bạn di chuyển con trỏ qua các loại tập tin đính kèm khác nhau.Ví dụ, nếu tập tin đính kèm là một tập tin MS Word (.doc), một nút Edit with Google Docs sẽ xuất hiện ở bên phải.Nếu bạn nhấp vào nút Edit with Google Docs , tập tin sẽ được mở trong Google Docs và bạn có thể thực hiện nhiều chức năng chỉnh sửa .

2.Làm thế nào để mở một tập tin nén trong Gmail

Mở một tập tin nén đính kèm trong Gmail không khác nhiều so với việc mở các tập tin đính kèm khác.Đầu tiên, bấm vào thư để mở nó.Các tin nhắn sẽ hiển thị trên màn hình của bạn:

Tập tin đính kèm sẽ xuất hiện ở phần dưới cùng của thư.

Di chuyển con trỏ qua tập tin đính kèm và hai nút hiển thị trong hình ảnh cùng với tên tập tin ở phía trên.Bạn có thể sử dụng các nút này để:

• Tải những file về máy tính của bạn.
• Đăng tải các tập tin lên Google Drive.

Hãy xem xét các lựa chọn này.

Tải các tập tin về máy tính của bạn

Nhấp vào nút Download ở phía bên trái để tải về tập tin đính kèm vào máy tính của bạn.Các tập tin zip xuất hiện ở phía dưới bên trái của màn hình Gmail.Nhấp vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh tên tập tin để hiển thị một trình đơn thả xuống:

Theo mặc định, các tập tin zip được tải về vào thư mục Downloads trên hầu hết các máy tính chạy hệ điều hành của MS Windows.Nếu bạn nhấp vào tuỳ chọn Show in Folder , cửa sổ File Explorer sẽ mở ra và cho bạn thấy thư mục chứa các file nén trong thư mục Downloads .Bạn có thể di chuyển hoặc sao chép các tập tin nén đến một vị trí khác.

Nếu bạn bấm vào tùy chọn Open trên trình đơn thả xuống, cửa sổ File Explorer sẽ mở ra và hiển thị nội dung của các tập tin zip.

Bạn có thể sao chép từng tập tin vào một thư mục khác.Hoặc, nhấp vào tùy chọn giải nén ( Extract ) ở phía trên để truy cập biểu tượng giải nén tất cả ( Extract All ).Sau khi bạn nhấp vào biểu tượng Extract All , hệ thống sẽ nhắc bạn chọn nơi lưu trữ cho các tệp tin được giải nén:

Sử dụng nút Browse để tìm thư mục phù hợp để lưu các tập tin.Nhấp vào nút Extract để giải nén các tập tin vào thư mục đã chọn.

Tải về các tập tin với Google Drive

Di chuyển con trỏ qua hình ảnh tập tin đính kèm và hai nút hiển thị phía trên hình ảnh cùng với tên tập tin ở trên cùng.

Bấm vào nút Save to Drive ở bên phải để lưu tập tin nén đính kèm vào Google Drive của bạn.(Nó trông giống như một hình tam giác.)

Lưu ý : Nếu các tập tin đính kèm bị nén và bạn không sử dụng Chrome thì tốt nhất là bạn tải về máy tính của mình trước để bạn có thể giải nén các tập tin.Sau khi các tập tin được giải nén, bạn có thể sao chép chúng vào Google Drive của bạn.

Hệ thống sẽ thông báo cho bạn biết rằng các file đã được tải về và lưu trữ trên ổ đĩa Google Drive của bạn.

Nhấp vào liên kết Organize để di chuyển tập tin nén đính kèm vào một thư mục cụ thể trong Google Drive của bạn.

Sau khi tệp tin nén đính kèm đã được lưu vào Google Drive của bạn, bạn vẫn cần phải giải nén các tập tin.Nếu bạn đang sử dụng Chrome, bạn có thể sử dụng tiện ích giải nén các tệp tin ZIP (ZIP Extractor)của Google .

Sử dụng tiện ích ZIP Extractor , nhấp chuột phải vào tệp tin zip trong thư mục Google Drive.Từ trình đơn thả xuống, chọn Open with > ZIP Extracto r.

Nếu bạn chưa sử dụng ZIP Extractor trước đó, bạn sẽ được nhắc để cho phép ZIP Extractor truy cập vào Google Drive của bạn.Nhấp vào nút Authorize và làm theo lời nhắc để hoàn tất cấp quyền.Tiếp theo, bạn sẽ được nhắc để giải nén các tập tin zip:

Nhấp vào nút Extract now để giải nén các tập tin từ tập tin nén đính kèm.

Một khi bạn đã tải xuống và giải nén các tập tin zip, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu làm việc với các tập tin đính kèm.

3.Làm thế nào để mở một tập tin không nén được gửi thông qua Google Drive

Bấm vào thư để mở nó.Tin nhắn sẽ hiển thị trên màn hình Gmail của bạn :

Một đường dẫn siêu liên kết đến tập tin đính kèm trên Google Drive sẽ hiển thị ở dưới cùng của thư.Nhấp vào liên kết.Google Drive sẽ mở ra.Nếu tập tin đính kèm là một thư mục trên Google Drive, thư mục này sẽ được mở:

Bây giờ bạn có thể làm việc với các tập tin được chia sẻ trong Google drive, hoặc bạn có thể sao chép chúng vào ổ cứng của bạn.

Kết luận

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này về cách gửi thư mục qua Gmail. Việc chia sẻ thư mục qua email là một việc làm rất phổ biến trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Với các thông tin quan trọng, chúng ta thường muốn chia sẻ cho người khác một cách an toàn và nhanh chóng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách gửi thư mục qua Gmail một cách dễ dàng.

Với sự trợ giúp của trang web TOT, bạn có thể dễ dàng gửi thư mục của mình qua Gmail chỉ với vài thao tác đơn giản. TOT sẽ giúp bạn tạo một đường link để chia sẻ thư mục một cách an toàn và hiệu quả.