Với những người mới bắt đầu sử dụng Word, PowerPoint hay Excel, việc tạo biểu đồ có thể gặp khó khăn. Nếu bạn làm việc trong môi trường văn phòng và thường xuyên phải sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản, có lẽ sẽ phải vẽ biểu đồ không ít lần. Trong bài viết dưới đây, TOT sẽ hướng dẫn cách lập biểu đồ trong Excel (2010, 2016,…).
Mục Lục
1. Lưu ý trước khi lập biểu đồ trong Excel
Trong quá trình vẽ biểu đồ trên Excel, trước khi bắt đầu thực hiện, ta cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây để đảm bảo biểu đồ được thể hiện chính xác và đầy đủ thông tin cần thiết.
Đầu tiên, dữ liệu phải đã được tổng hợp lại và không phải là dữ liệu chi tiết. Điều này có nghĩa là ta cần phải xử lý dữ liệu sao cho các đối tượng tương tự nhau được gom lại thành một dòng hoặc một cột, thay vì xuất hiện nhiều lần trên nhiều dòng hoặc cột khác nhau. Điều này giúp ta vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội dung.
Thứ hai, các trường dữ liệu phải được thống nhất về định dạng và loại dữ liệu. Điều này có nghĩa là các dữ liệu cùng loại phải được đặt trên cùng một hàng hoặc cột, và phải có cùng định dạng, chẳng hạn như cùng là text hoặc cùng là số. Điều này giúp ta có thể xác định được loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu.
Thứ ba, các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng để có thể hiển thị đúng trên biểu đồ. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến việc đọc và hiểu được ý nghĩa của biểu đồ, vì vậy ta cần xác định rõ các nội dung trước khi vẽ biểu đồ.
Ngoài ra, khi muốn vẽ biểu đồ trên Excel, ta cần nhớ rằng không phải dữ liệu nào cũng phù hợp để vẽ biểu đồ. Việc chọn loại biểu đồ phù hợp và hiển thị dữ liệu đúng trên biểu đồ là điều cực kỳ quan trọng để biểu đồ có thể thể hiện được thông tin cần thiết và trở nên dễ hiểu hơn. Tránh các sai lầm như dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ, thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn hoặc không biết sửa biểu đồ sai khi xảy ra vì sẽ ảnh hưởng đến sự hiểu quả của biểu đồ.
2. Hướng dẫn cách lập biểu đồ trong Excel cơ bản
Trong phần mềm Excel, có nhiều dạng biểu đồ khác nhau. Sự lựa chọn loại biểu đồ phù hợp sẽ tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng của từng cá nhân. Một số biểu đồ cơ bản thường được sử dụng bao gồm Column, Line, Pie, Bar, Area,…
Để tạo đồ thị, các bạn thực hiện theo những bước đơn giản sau đây:
- Để tạo một biểu đồ, bạn cần chuẩn bị một bảng thống kê dữ liệu và nhập nó vào bảng tính Excel.
- Để tô đậm bảng dữ liệu, trước hết cần chọn Insert trên thanh trình đơn, sau đó chọn ô Chart phía dưới. Tiếp đó, bấm vào mũi tên mở rộng góc phải của ô đó để hiện ra ô Insert Chart.
Có nhiều loại biểu đồ khác nhau để lựa chọn, bao gồm biểu đồ hình tròn, hình cột, biểu đồ dọc,… Hãy chọn biểu đồ phù hợp với từng loại được đưa ra trong danh sách cùng với mẫu hình dạng tương ứng.
Sử dụng công cụ tạo đồ thị trong Excel đơn giản phù hợp cho nhân viên văn phòng.
2.1: Cách lập biểu đồ cột trong Excel
Để tạo biểu đồ dạng cột trên Excel, bạn có thể làm theo những bước sau đây:
Bước 1: Tô đậm và lựa chọn khu vực dữ liệu mà bạn muốn tạo ra.
Bước 2: Click vào thẻ Insert trên thanh công cụ => Chọn Chart => Chọn biểu đồ cột.
Bước 3: Quý khách có thể đặt tên cho sơ đồ bằng cách nhấn vào tiêu đề sơ đồ và nhập tên mong muốn.
2.2: Cách lập biểu đồ đường trong Excel
Thực hiện theo các bước tiếp theo để vẽ đồ thị đường trên ứng dụng Excel: Chọn mục Thiết kế trên thanh công cụ, sau đó chọn Thay đổi Loại Biểu đồ. Tiếp đó, lựa chọn mục Đường trong danh sách biểu đồ hiển thị và chọn loại biểu đồ mong muốn. Cuối cùng, bấm Enter và OK.
2.3: Cách lập biểu đồ miền trên Excel
Thực hiện các thao tác sau để tạo đồ thị miền: Lựa chọn Insert => Chọn Recommended Charts => Lựa chọn All Charts => Chọn phân loại đồ thị miền => Lựa chọn đồ thị miền => Lựa chọn mẫu đồ thị bạn muốn tạo => Bấm OK.
2.4: Cách vẽ biểu đồ tròn Excel
Để tạo đồ thị tròn trên Excel, bạn thực hiện theo các bước: Chọn mục Biểu đồ trong Thêm => Chọn biểu tượng đồ thị hình tròn => Chọn loại đồ thị bạn muốn hiển thị => Nhấn OK.
3. Hướng dẫn lập biểu đồ trên điện thoại
Hướng dẫn nhanh
Chọn vùng dữ liệu trong bảng > Chọn thẻ Chèn > Chọn Biểu đồ > Chọn loại biểu đồ > Chọn kiểu biểu đồ
Hướng dẫn chi tiết
Bạn muốn hướng dẫn lập biểu đồ trên điện thoại? Dưới đây là các bước chi tiết để giúp bạn thực hiện điều đó:
Bước 1: Mở ứng dụng Excel trên điện thoại của bạn và mở bảng tính chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng để tạo biểu đồ.
Bước 2: Chọn dữ liệu bằng cách kéo các cột và hàng tương ứng. Sau đó, chọn nút Biểu đồ trên thanh công cụ ở phía dưới màn hình.
Bước 3: Chọn loại biểu đồ mà bạn muốn sử dụng. Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ khác nhau, bao gồm biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn và nhiều hơn nữa. Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu bạn muốn hiển thị.
Bước 4: Cấu hình biểu đồ của bạn bằng cách thay đổi các tùy chọn có sẵn. Bạn có thể thay đổi màu sắc, kiểu và kích thước của biểu đồ để phù hợp với nhu cầu của mình.
Bước 5: Lưu biểu đồ của bạn bằng cách chọn nút Lưu hoặc chọn tùy chọn Khác để chọn nơi lưu trữ biểu đồ trên điện thoại của bạn.
Với các bước trên, bạn có thể dễ dàng tạo và tùy chỉnh các biểu đồ trên điện thoại của mình bằng ứng dụng Excel.
4. Cách chỉnh sửa biểu đồ trong phần mềm Excel
Dưới đây là các bước căn bản được nhiều người quan tâm đến: Sau khi đã thành công trong việc chèn biểu đồ, biểu đồ vẫn chưa đạt tới mức hoàn hảo và cần phải được sửa đổi thêm.
- Lựa chọn Biểu đồ => Chọn Thiết kế trong Công cụ Biểu đồ => Lựa chọn Chọn dữ liệu => Khung Lựa chọn Nguồn dữ liệu xuất hiện => Tiếp theo, điều chỉnh dữ liệu theo mong muốn của bạn. Cách thay đổi dữ liệu trong biểu đồ.
Thay đổi thông tin theo ý muốn sẽ giúp tạo ra một biểu đồ hấp dẫn hơn.
- Để bổ sung tên đồ thị, bạn hãy lựa chọn đồ thị và tiếp theo lựa chọn Bố cục trong Công cụ Biểu đồ. Sau đó, hãy chọn Tiêu đề Biểu đồ và chọn vị trí mà bạn muốn đặt Tiêu đề. Cuối cùng, bạn chỉ cần nhập tên của đồ thị mà bạn muốn bổ sung và hoàn tất.
Bạn chỉ cần nhập tên vào khung được đánh dấu màu đen như hình là xong.
- Lựa chọn biểu đồ => Chọn Nhãn Dữ Liệu => Chọn Bố Cục trong Công Cụ Biểu Đồ => Chọn địa điểm phù hợp để thêm dữ liệu vào các ô và cột trong biểu đồ.
Để thực hiện các thao tác thiết kế biểu đồ bạn chỉ cần sử dụng trong danh mục Chart Tools là được.
- Để thêm tên cho trục trong biểu đồ, bạn cần lựa chọn biểu đồ trước, sau đó chọn Layout trong Chart Tools và sau đó chọn Axis Title. Bạn sẽ nhìn thấy danh sách các trục và có thể tùy chọn trục mà bạn muốn đặt tên. Chẳng hạn, nếu bạn muốn đặt tên cho trục ngang, bạn cần lựa chọn Primary Horizontal Axis Title và sau đó lựa chọn Title Below Axis. Cuối cùng, bạn chỉ cần điền tên trục mà bạn muốn đặt vào và kết thúc.
Để thêm tên cho trục trong biểu đồ, bạn chọn Tiêu đề Dưới Trục.
- Lựa chọn ký hiệu Đồ thị, rồi chọn Định dạng để sửa đổi hình dáng và gam màu đồ thị phù hợp tại khu vực Kiểu hình dạng. Nếu muốn chỉnh sửa hình dáng và gam màu của đồ thị, cũng có thể thực hiện theo cách này.
- Lựa chọn Biểu đồ, di chuyển chuột tới một trong bốn góc của biểu đồ cho đến khi thấy mũi tên hai chiều. Kéo vào bên trong để thu nhỏ hoặc kéo ra bên ngoài để phóng to biểu đồ.
Để thay đổi kích thước đồ thị, bạn có thể điều chỉnh trong phần Fomat.
- Tựa chọn Biểu đồ và giữ chuột trái để di chuyển toàn bộ biểu đồ đến vị trí mong muốn. Di chuyển con trỏ trên biểu đồ cho đến khi xuất hiện biểu tượng 4 mũi tên giao nhau.
5. Cách trang trí biểu đồ cho đẹp mắt
Hướng dẫn nhanh
Chọn thẻ Design trên thanh công cụ > Đổi kiểu biểu đồ/đổi màu hoặc thêm chi tiết vào biểu đồ.
Hướng dẫn chi tiết
Bạn có thể dễ dàng lập biểu đồ trên điện thoại của mình bằng các bước sau đây:
Bước 1: Mở tài liệu Excel trên điện thoại của bạn và chọn dữ liệu bạn muốn tạo biểu đồ.
Bước 2: Nhấp vào biểu tượng biểu đồ trên thanh công cụ để mở bảng chọn biểu đồ.
Bước 3: Chọn kiểu biểu đồ mà bạn muốn sử dụng từ danh sách kiểu biểu đồ được cung cấp.
Bước 4: Tại thẻ Design trên thanh công cụ, bạn có thể thay đổi kiểu biểu đồ, màu sắc và các chi tiết khác của biểu đồ.
Bước 5: Bạn có thể thêm các chi tiết vào biểu đồ bằng cách nhấp vào mục Add Chart Element.
Trong Chart Element, có các phần bao gồm:
- Axes: Phân chia tỷ lệ trên các trục tọa độ của biểu đồ.
- Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độ.
- Chart Title: Tên của biểu đồ.
- Data Labels: Nhãn số liệu hiển thị trên các nội dung biểu đồ.
- Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảng.
- Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ.
- Gridlines: Đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồ.
- Legend: Ghi chú cho các đối tượng thể hiện trong biểu đồ.
- Lines: Đường kẻ dọc xuống trục hoành (chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line).
- Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.
6. Cách khắc phục lỗi không lập được biểu đồ trong Excel
Dưới đây là một số phương pháp để người dùng có thể tham khảo khi gặp sự cố không thể tạo biểu đồ trong Excel và không biết cách giải quyết.
- Hãy kiểm tra kỹ từng giai đoạn khi tạo biểu đồ theo hướng dẫn để đảm bảo tính chính xác.
- Kiểm tra lại các số liệu trong khu vực dữ liệu đã đáp ứng được các điều kiện chưa.
Bạn có thể tùy chọn cách sửa đổi sao cho phù hợp nhất với yêu cầu của mình đối với biểu đồ. Các thao tác cơ bản để chỉnh sửa một biểu đồ được cung cấp ở đây.
7. Một số câu hỏi thường gặp khi lập biểu đồ trong Excel
Làm thế nào để chuyển biểu đồ dạng cột thành biểu đồ tròn?
Để chuyển biểu đồ dạng cột sang biểu đồ tròn trong Excel, người dùng có thể làm theo các bước sau:
- Nhấn vào biểu đồ dạng cột cần chuyển đổi.
- Chọn thẻ “Design” trên thanh công cụ của Excel.
- Tại mục “Type”, chọn “Change Chart Type”.
- Trong hộp thoại “Change Chart Type”, chọn biểu tượng biểu đồ tròn trên cột danh mục biểu đồ.
- Chọn kiểu biểu đồ tròn mà bạn muốn tạo, ví dụ như biểu đồ tròn đầy đủ hoặc bánh rán.
- Nhấn “OK” để xác nhận việc chuyển đổi biểu đồ.
Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn sẽ có một biểu đồ tròn mới dựa trên biểu đồ cột ban đầu. Việc chuyển đổi giúp bạn dễ dàng thấy được sự phân bố của dữ liệu một cách rõ ràng và trực quan hơn.
Có phần mềm Office khác ngoài Excel có thể vẽ biểu đồ được không?
Đúng vậy, Microsoft cung cấp hai công cụ Office khác là PowerPoint và Word cũng hỗ trợ vẽ các dạng biểu đồ. Tuy nhiên, so với Excel, tính năng vẽ biểu đồ trong PowerPoint và Word có hạn chế hơn và không mạnh mẽ như Excel. Ngoài ra, PowerPoint và Word cũng có thể được liên kết với Excel để người dùng có thể dễ dàng đưa nội dung dữ liệu biểu đồ vào tài liệu Word hoặc bài thuyết trình của mình. Việc sử dụng các công cụ này phụ thuộc vào mục đích sử dụng của người dùng và tính năng cần thiết của biểu đồ mà họ muốn tạo ra.
Lỗi biểu đồ đường thẳng chạy về 0 là do đâu?
Lỗi biểu đồ đường thẳng chạy về 0 thường xảy ra khi bảng dữ liệu chứa giá trị bằng 0 hoặc dữ liệu rỗng. Khi điểm dữ liệu có giá trị bằng 0 hoặc rỗng, Excel sẽ tự động vẽ đường thẳng nối các điểm lại với nhau, dẫn đến việc biểu đồ không chính xác.
Để khắc phục lỗi này, người dùng cần trả về một kết quả số liệu khác thay vì giá trị 0 hoặc kết quả rỗng. Có thể sử dụng hàm IF để kiểm tra các giá trị trong bảng dữ liệu và thay thế chúng bằng giá trị khác phù hợp. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng tính năng “Chọn dữ liệu” trong Excel để loại bỏ các giá trị không mong muốn khỏi biểu đồ.
Tổng Kết
Đó là một cuộc hành trình tuyệt vời cùng với TOT để khám phá cách lập biểu đồ trong Excel. Tôi hy vọng rằng những thông tin và kinh nghiệm mà chúng ta đã chia sẻ sẽ giúp bạn có thể tạo ra những biểu đồ đẹp mắt và dễ hiểu hơn.Với những bài học và hướng dẫn của TOT, hy vọng bạn sẽ trở thành một người dùng Excel thông thạo và có thể tạo ra những biểu đồ chuyên nghiệp, đáp ứng được nhu cầu công việc của mình.
Cuối cùng, TOT xin gửi lời cảm ơn đến các bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng những thông tin và kinh nghiệm chúng ta đã chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào liên quan đến Excel và cách lập biểu đồ, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để TOT có thể hỗ trợ bạn tốt hơn. Chúc bạn thành công và may mắn!
