Trong nhiều lĩnh vực khác nhau như tài chính, kế toán, xây dựng, nhân sự, Excel được sử dụng rộng rãi như một công cụ hữu ích. Do đó, việc hiển thị dữ liệu số dưới nhiều dạng khác nhau như tiền tệ, kế toán, ngày, giờ, phần trăm, thập phân là rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Gitiho tìm hiểu cách tùy chỉnh định dạng cho dữ liệu số theo ý muốn trong Excel. Bạn có thể tải file bài tập mẫu ở phía cuối bài viết để thực hành. Hãy bắt đầu ngay thôi.
Mục Lục
Thêm ký tự chữ cái (văn bản) kèm theo con số
Thông thường, khi bạn nhập bất kỳ ký tự chữ cái nào, Excel sẽ coi nội dung đó là dữ liệu kiểu văn bản (Text) chứ không phải kiểu số (Number). Vì vậy, để hiển thị dữ liệu kiểu số kèm theo các chữ cái, bạn cần thiết lập định dạng tùy chỉnh trong Excel.
Chẳng hạn như trong ví dụ này, chúng ta bổ sung từ ”ft” sau số 839,1.
Phương pháp thực hiện như sau:
- Bước 1. Đưa giá trị 839.1274 vào ô A1.
- Tiếp theo, hãy mở cửa sổ Format Cells, chọn tab Custom và nhập Type là 0.0 ”ft”.
Chú ý:.
- Cần sử dụng dấu nháy kép để bao quanh chữ ft khi nhập liệu, trong khi đó số 0.0 được dùng để thể hiện giá trị chỉ có một chữ số sau dấu thập phân.
- Tính toán sử dụng giá trị số vẫn giữ nguyên bản chất, chỉ thay đổi cách hiển thị. Việc này có thể được thực hiện một cách thông thường. Tuy nhiên, thao tác này cũng giúp thay đổi cách hiển thị của số.
Định dạng số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ bằng chữ cái
Đối với các con số quá lớn, bạn có thể:
- Sử dụng dấu phẩy (,) để biểu thị hàng ngàn.
- Sử dụng kí hiệu ( ,, ) để biểu thị số hàng triệu.
Ví dụ:.
- Nhập giá trị số vào các ô A1, B1, C1 và D1 theo thứ tự: 1000000, 2500000, 81000000 và 700000.
- Chọn phạm vi A1:D1, mở cửa sổ Format Cells, chuyển đến tab Custom, điền loại là: 0.0,, “M” để định dạng.
Kết quả đạt được như sau:
Được chuyển đổi thành dạng số kèm theo ký hiệu M, các con số hàng triệu không được hiển thị đầy đủ 6 chữ số 0 như trước đây.
Thay đổi màu sắc của các kiểu dữ liệu
Làm thế nào để Excel có thể tự động phân biệt kiểu dữ liệu và thay đổi màu sắc theo ý muốn? Ví dụ cụ thể:
- Nếu nhập dữ liệu chữ (text) thì tự động thay đổi sang màu xanh biển đẹp mắt (Blue).
- Nếu nhập dữ liệu số không âm (number >= 0) thì sẽ tự động chuyển sang màu xanh lá cây (Green).
- Ú vị và kích thích trí não. Đây là một trò chơi rất thú vị và kích thích trí não. Input: Hãy đến thăm công viên vào buổi sáng để cảm nhận không khí trong lành và tươi mới. Hãy đến công viên vào buổi sáng để cảm nhận không khí trong lành và tươi mới. Input: Điều quan trọng là phải có một kế hoạch tốt trước khi bắt đầu thực hiện công việc. Quan trọng nhất là phải có một kế hoạch tốt trước khi bắt đầu thực hiện công việc. Input: Tôi thích đọc sách ở thư viện vào buổi chiều. Tôi thích đọc sách trong thư viện vào buổi chiều. Input: Chúng ta nên tôn trọng và yêu thương nhau. Chúng ta nên tôn trọng và yêu thương lẫn nhau.
Thủ tục thực hiện như sau:
- Lựa chọn khu vực cần được định dạng.
- Mở cửa sổ Định dạng ô.
- Khi nhập vào thẻ Custome, hãy chọn Type là: [Green]$#,##0_);[Red]$(#,##0);”zero”;[Blue]”Text:” @.
Khi nhập các ký tự, kết quả sẽ được hiển thị như sau:
Chú ý:.
- Kí hiệu #,## được dùng để chèn dấu phẩy vào những số có giá trị cao hơn và tăng dần về phía bên trái.
- Số âm được bao quanh bởi dấu ngoặc đơn sẽ được chuyển thành số dương tương đương. Dấu ngoặc đơn được thêm vào để tạo khoảng trống có độ dài bằng với ký tự đứng sau nó.
- Dấu ”; ” được sử dụng để phân tách số dương và số âm.
- Ba ký tự ” ; ” được sử dụng để phân tách các số dương, số âm và số không.
Lặp lại ký tự text bất kỳ
Bạn có thể sử dụng Custome format để Excel tự động lặp lại một ký tự văn bản bất kỳ theo cách sau.
Nếu bạn muốn, Excel có thể tự động thêm dấu ”-” vào sau mọi đoạn văn được nhập.
- Bước đầu tiên là lựa chọn khu vực cần thiết lập, sau đó mở cửa sổ Định dạng ô.
- Bước 2. Trong hộp thoại Format Cells, vào thẻ Custom, nhập vào ô Type: @ *-.
Ý nghĩa của biểu tượng này là:
- Ký hiệu @ được dùng để biểu thị cho việc nhập vào các ký tự văn bản.
- Ký hiệu * thể hiện sự tái lặp ký tự.
- Ký tự gạch ngang sẽ được tái sử dụng nhiều lần.
Khi bạn nhập các dữ liệu văn bản, việc đặt ký hiệu @ sẽ được áp dụng để định dạng, trong khi đó không được áp dụng cho dữ liệu kiểu số. Hãy lưu ý điều này.
Định dạng chữ số phần thập phân
Ta có thể điều khiển số lượng chữ số trong phần thập phân (phần số thập phân được hiểu là số sau dấu chấm ngăn cách).
- Số 0,0 biểu thị một số thập phân có một chữ số.
- Số 0,00 cho thấy một số thập phân với hai chữ số,…
Trên Excel, khi nhập giá trị 839.1274 vào ô A1, chỉ có 2 chữ số sau dấu phẩy được hiển thị. Ví dụ này được dùng để giải thích.
- Điền số 839.1274 vào ô A1.
- Nhập vào Type với giá trị 0,00 ở ô A1, mở cửa sổ Format Cells và chọn thẻ Custom. Nếu máy tính của bạn sử dụng dấu phẩy để ngăn cách phần thập phân thì hãy nhập 0,00.
Kết quả nhận được vào thời điểm đó là:
Tại ô A1 chỉ hiển thị số 839.13, tuy nhiên trên thanh công thức thì hiển thị đầy đủ là 839.1274.
Định dạng có số 0 ở trước
Để tạo một mã gồm 5 số, ta có thể nhập số 41 thay vì nhập đầy đủ 00041. Trong Excel, khi nhập số 41, nó sẽ tự động hiển thị dưới dạng 00041 để tiết kiệm thời gian và tránh mỏi tay. Để thực hiện điều này, ta có thể thực hiện như sau:
- Bước đầu tiên là nhập giá trị 41 vào ô A1.
- Bước 2. Chọn ô A1, nhấn chuột phải, sau đó chọn Tùy chỉnh định dạng.
- Bước ba. Nhấn lựa chọn Tùy chỉnh.
- Bước 4. Nhập vào ô định dạng số loại 5 chữ số 0: 00000.
- Bước thứ 5. Bấm vào nút OK.
Ở mục Type, phần Sample phía trên cho phép xem trước cách hiển thị số sau khi định dạng lại trong Excel. Lưu ý:
Kết quả như được thể hiện trong hình bên dưới:
Sau đó, bạn có thể xác minh lại bằng cách sử dụng chức năng LEN (chức năng đếm số ký tự): Việc thay đổi định dạng số chỉ thay đổi cách thể hiện số, nhưng không làm thay đổi giá trị thực tế của nó (vẫn chỉ có 2 chữ số và giá trị là 41, không phải 5 chữ số).
Thay đổi cách hiển thị ngày và giờ
Việc hiển thị ngày giờ trong Excel rất đa dạng. Bạn có thể có rất nhiều cách hiển thị khác nhau như:.
- Hiển thị ngày phía trước, tháng tiếp theo.
- Hiển thị tháng trước, ngày tiếp theo.
- Hiển thị năm trước, tháng tiếp theo, sau đó là ngày.
- Hiển thị tất cả các ngày trong tuần cùng với ngày tháng tương ứng.
- …
Vì vậy để sắp xếp ngày tháng theo ý muốn, bạn có thể làm như sau:
- Lựa chọn khu vực cần được định dạng.
- Mở cửa sổ Định dạng ô.
- Trong phần số, chọn tùy chỉnh.
- Nhập vào phần Loại để định dạng theo sở thích, tuân thủ theo quy tắc sau đây:
Ký tự ”d” được sử dụng để biểu thị Ngày.
- Nếu giá trị của d nhỏ hơn 10, thì chỉ có số đơn (ví dụ: 8) được hiển thị, trong khi các số có hai chữ số sẽ được hiển thị đầy đủ.
- Nếu ngày bé hơn 10 thì hiển thị số 0 phía trước (ví dụ 08), dd là ngày có hai chữ số.
- Ddd được viết tắt theo tên tiếng Anh trong các ngày trong tuần (ví dụ Mon).
- Dddd là một ngày trong tuần được viết bằng tiếng Anh theo đầy đủ tên gọi (ví dụ Thứ Hai).
Ký tự M được sử dụng để biểu thị cho tháng.
- Nếu số tháng không nhỏ hơn 10 thì sử dụng 2 chữ số để hiển thị (ví dụ 12), ngược lại chỉ sử dụng 1 chữ số (ví dụ 3).
- Nếu tháng không nhỏ hơn 10 thì không cần hiển thị số 0 phía trước.
- MMM là viết tắt của tên tháng theo tiếng Anh (Ví dụ Jan).
- MMMM là tên của một tháng viết đầy đủ theo tiếng Anh (vd: Tháng Một).
Ký tự Y được sử dụng để biểu thị cho năm.
- Y hoặc yy được sử dụng để biểu thị năm dưới dạng viết tắt (chỉ hiển thị 2 số cuối của năm).
- Yyy hay yyyy được sử dụng để hiển thị đầy đủ năm với 4 chữ số.
Ví dụ về định dạng của ngày Chủ nhật 30 tháng 4 năm 2017 là 04/30/2017, Sunday.
Xin cảm ơn các bạn đã quan tâm đến bài viết này. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, các bạn sẽ có thêm nhiều kỹ năng về định dạng dữ liệu và có thể áp dụng hiệu quả vào công việc của mình.
Xem thêm:.
Cách bố trí Ngày Tháng Năm trong Excel chuẩn mà không cần chỉnh sửa.
Hướng dẫn cách khắc phục lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel.
Phương pháp cài đặt chỉ cho phép nhập ngày tháng vào ô trong Excel.
Những thông tin mà bạn đang xem thuộc về khóa học về Excel từ cơ bản tới nâng cao của Gitiho.Com. Khóa học này cung cấp cho bạn những kiến thức đầy đủ và có hệ thống về các chức năng, công cụ trong Excel, ứng dụng Excel trong công việc. Hiện nay, khi bạn đăng ký tham gia khóa học này, có nhiều ưu đãi cho bạn.
