Một tính năng ưu việt mà Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng là thiết lập lịch gửi email vào một ngày cụ thể hoặc thời điểm nhất định. Nếu bạn bận rộn hoặc đã soạn email nhưng không muốn gửi ngay lập tức, bạn có thể sử dụng tính năng này. Bạn có thể lựa chọn ngày, giờ mà bạn muốn gửi email tự động mà không cần phải gửi thủ công vào ngày gửi email.
Hướng dẫn sử dụng tính năng lên lịch gửi thư điện tử trên Outlook trên các nền tảng Windows, Mac và web sẽ được trình bày dưới đây. . Hãy cùng tôi tìm hiểu thêm về cách sử dụng tính năng này của Outlook trên trang web TOT.
Mục Lục
Mail Outlook là gì?
Mail Outlook là một ứng dụng email được phát triển bởi Microsoft, cho phép người dùng gửi và nhận email thông qua giao diện trực quan và dễ sử dụng. Outlook cung cấp nhiều tính năng hữu ích như quản lý lịch biểu, danh sách công việc và liên lạc, điều này giúp cho người dùng có thể quản lý được nhiều hoạt động trong cùng một nơi. Ngoài ra, Outlook còn cung cấp tính năng hẹn giờ gửi email, cho phép người dùng lên lịch gửi email vào một thời điểm cụ thể trong tương lai. Tính năng này rất hữu ích trong việc quản lý thời gian và đảm bảo rằng không bị bỏ sót bất kỳ thông điệp quan trọng nào.
Các cách hẹn giờ gửi mail Outlook
1. Hẹn giờ gửi email Outlook trên Windows
Bạn có thể dễ dàng đặt lịch gửi email trên Outlook trên hệ điều hành Windows theo các bước sau đây:.
Bước 1: Khởi động Outlook trên hệ điều hành Windows và chọn tạo Email mới hoặc trả lời một Email bất kỳ.
Bước thứ hai: Thêm thông tin email như người nhận, chủ đề và nội dung của thư.
Bước 3: Truy cập tab Options trong cửa sổ tin nhắn và lựa chọn tính năng Hoãn gửi trên tab ứng dụng.
Ở phần Thuộc tính được mở ra, bạn hãy chuyển đến mục Tùy chọn Giao hàng. Đánh dấu vào ô Không giao trước, sau đó chọn ngày và giờ để gửi email. Bước 4.
Bước 5: Click vào nút ”Đóng” để thoát khỏi phần Thuộc tính.
Bước 6: Bây giờ quay trở lại phần Thư điện tử. Nhấn nút Gửi để gửi thư.
Bước 7: Để xác minh, chỉnh sửa hoặc hủy một email đã được lên kế hoạch, vui lòng truy cập vào thư mục Gửi đi.
2. Hẹn giờ gửi email Outlook trên Web
Việc hỗ trợ chức năng lên lịch gửi email trên Outlook cho người dùng dạng Web được thực hiện tương tự như trên hệ điều hành Mac và Windows.
Mở trình duyệt web và truy cập vào Outlook, sau đó đăng nhập tài khoản và chọn New Email hoặc Reply email hiện có ở góc trên bên trái. Đây là bước đầu tiên.
Bước thứ hai: Thêm thông tin email như người nhận, chủ đề và nội dung của thư.
Nhấn vào biểu tượng mũi tên phía bên phải của nút Gửi ở phía dưới và lựa chọn Gửi sau để có thể đặt lịch theo ý muốn của bạn. Bước 3.
Lựa chọn một trong những thời điểm được đề xuất hoặc chọn thời gian tùy chỉnh để nhập ngày giờ theo ý muốn. Bước 4.
Bước 5: Cuối cùng hãy nhấn vào nút Send.
Bước 6 : Để xem email đã lên lịch, chỉnh sửa hoặc hủy gửi email, hãy mở thư mục Draft của bạn.
3. Hẹn giờ gửi email Outlook trên Mac
Mọi bước đều giống nhau, bạn cũng có thể sắp xếp gửi thư trong Outlook phiên bản cũ hoặc mới trên Mac.
Khởi động Outlook trên hệ điều hành Mac và chọn tùy chọn New email hoặc New message tùy vào phiên bản của bạn. Sau đó, trả lời một email bất kì. Bước 1.
Bước thứ hai: Thêm thông tin email như người nhận, chủ đề và nội dung của thư.
Bấm vào biểu tượng mũi tên bên phải của nút Gửi ở đầu trang, rồi lựa chọn Gửi Sau khi bạn đã hoàn tất thông tin để gửi thư. Bước 3.
Bước 4: Lựa chọn thời gian gửi và bấm nút Gửi.
Bước 5: Để xem hoặc huỷ email đã được đặt lịch, hãy truy cập vào thư mục Bản nháp của bạn.
Cách hủy lịch gửi hoặc thay đổi lịch gửi mail
1. Hướng dẫn nhanh
- Mở folder Outbox > Mở email bạn đã hẹn giờ > Nhấn vào Message > Nhấn vào biểu tượng mở rộng tại mục Tags.
- Chọn 1 trong 2 tùy chọn: Bỏ đánh tích vào ô Do not deliver before check trong mục Delivery options nếu muốn gửi thư ngay lập tức.
- Thay đổi lại ngày và giờ gửi khác nếu muốn đổi lịch gửi mail > Nhấn vào Close > Chọn Send xác nhận gửi lại thư.
2. Hướng dẫn chi tiết
Để hủy lịch gửi hoặc thay đổi lịch gửi mail trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở thư đang chờ gửi trong thư mục Outbox bằng cách nhấp vào đó. Đó là email mà bạn đã đặt hẹn giờ trước đó.
Bước 2: Trong cửa sổ soạn email, nhấp vào tab “Message” (Tin nhắn) và sau đó nhấp vào biểu tượng mở rộng tại mục “Tags” (Thẻ).
Bước 3: Hộp thoại “Properties” (Thuộc tính) sẽ hiển thị. Tại đây, bạn có hai tùy chọn:
- Để hủy lịch gửi và gửi email ngay lập tức, hãy bỏ chọn ô “Do not deliver before” (Không gửi trước) trong phần “Delivery options” (Tùy chọn gửi) của hộp thoại này.
- Để thay đổi ngày và giờ gửi email, bạn có thể chỉnh sửa lại thời gian trong ô “Do not deliver before” (Không gửi trước) của phần “Delivery options” (Tùy chọn gửi).
Sau khi hoàn thành thay đổi, nhấp vào nút “Close” (Đóng) để lưu lại các thay đổi.
Bước 4: Quay lại cửa sổ soạn email và nhấp vào nút “Send” (Gửi) để xác nhận việc gửi lại email.
Với các bước đơn giản này, bạn có thể dễ dàng hủy lịch gửi hoặc thay đổi lịch gửi mail trong Outlook một cách thuận tiện và linh hoạt.
Tổng kết
Cuối cùng, chúng ta đã tìm hiểu được cách sử dụng tính năng hẹn giờ gửi mail trên Outlook một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhờ tính năng này, bạn sẽ không bao giờ quên hoặc bỏ sót bất kỳ email quan trọng nào. Bạn có thể sử dụng tính năng này để lên lịch gửi email vào một thời điểm cụ thể trong tương lai hoặc thay đổi lịch gửi nếu cần thiết.
TOT hy vọng rằng các hướng dẫn chi tiết của chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác này một cách dễ dàng và hiệu quả. Đừng quên truy cập trang web TOT để biết thêm thông tin và hỗ trợ về tính năng này.
